Đề cương ôn thi môn Quản trị học – ĐH Ngoại Thương

Câu 1: Tổ chức là gì? Đặc điểm cơ bản của tổ chức?

Tổ chức là tập hợp nhiều người, có cùng mục đích chung, có thể là mục đích kinh tế, chính trị xã hội. Hoạt động theo cơ cấu, cấu trúc rõ ràng nhất định.

Các đặc điểm cơ bản của tổ chức.

- Mỗi tổ chức phải có mục đích riêng. Mục đích riêng đó thể hiện dưới dạng mục tiêu hoặc nhóm các mục tiêu mà tổ chức đó mong muốn đạt được.

- Mỗi tổ chức phải là tập hợp của nhiều người.

- Mọi tổ chức đều phải triển khai một cấu trúc rõ ràng để mọi thành viên có thể thực hiện phần công việc của mình.

- Tổ chức hoạt động dựa trên các nguồn lực cơ bản: vốn, tài nguyên con người, công nghệ …

- Tổ chức luôn có mối quan hệ chặt chẽ với môi trường.

- Để đạt được mục đích chung, tổ chức cần phải có sự quản lý.

Ví dụ: trường đại học, cơ quản chính phủ, siêu thị …

Lợi ích của tổ chức:

-  Có thể làm được những việc mà một cá nhân không thể làm được.

-  Tạo ra năng suất lao động cao hơn.

-  Tận dụng được kĩ năng trình độ của nhiều cá nhân, đồng thời có thể học hỏi kinh nghiệm của người khác.

-  Khi mục tiêu của tổ chức đạt được thì các cá nhân sẽ hoàn thành được mục tiêu mà mình đề ra.

-  Khi có sự lãnh đạo, định hướng thì công việc thuận lợi, đạt được mục tiêu nhanh hơn.

Câu 2: Có những loại hình tổ chức nào?

Khái niệm: Tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, guồng máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao. 

Để phân loại tổ chức ta dựa vào 3 tiêu chí cơ bản:

Tiêu chí 1: theo qui mô : Lớn – vừa – nhỏ

- Số lượng nhân viên dưới 300 là qui mô nhỏ.

- Số vốn đầu tư.

Ví dụ: công ty TNHH … Tập đoàn Viettel

Tiêu chí 2: theo sở hữu

- Với chính phủ: Tổ chức trực thuộc Chính phủ: Cty nhà nước, Viện Kiểm soát ..

Tổ chức phi chính phủ: Hội chữ thập đỏ, WTO …

- Đối tượng sở hữu trong một quốc gia: tổ chức công và tổ chức tư.

Tiêu chí 3: theo mục đích của tổ chức.

- Tổ chức kinh tế: các doanh nghiệp, công ty

- Tổ chức Xã hội: thay mặt các nhu cầu xã hội và kết nối các cá nhân trong 1 xã Hội. Ví dụ WHO, hội phụ nữ, hội đồng hương …

- Tổ chức chính trị: xây dựng, duy trì, thực hiện, đảm bảo thực thi, thi hành các qui định luật lệ để đảm bảo trật tự an ninh an toàn. Ví dụ: Viện kiểm soát.

Câu 3: Hãy mô tả mô hình doanh nghiệp hay tổ chức là một hệ thống mở và lý giải tại sao tổ chức lại là một hệ thống mở.

Vấn đề:

- Hệ thống là gì? Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử được sắp xếp theo một trật tự nhất định nhằm tạo ra tính mới (tính trồi).

- Hệ thống mở là gì? Hệ thống mở là một hệ thống luôn luôn tương tác và phản ứng nhanh nhạy với môi trường kinh doanh.

- Tổ chức là hệ thống mở nghĩa là gì?Vẽ sơ đồ và giải thích

- Tại sao? Tổ chức phải là một hệ thống mở để lắng nghe nhu cầu khách hàng, để có thể có các phương pháp chủ động đối phó  tồn tại cạnh tranh và phát triển.

Câu 4: Quản trị là gì? Các chức năng cơ bản của quản trị. Chức năng nào quan trọng nhất?

Vấn đề:

Khái niệm quản trị:

- Quản trị là một quá trình điều phối các công việc để chúng có thể được hoàn thành với hiệu suất và hiệu quả cao nhất, bằng và thông qua người khác.

Chức năng của Quản trị: quản trị có 4 chức năng cơ bản:

- Hoạch định: là một quá trình thiết lập mục tiêu, xây dựng chiến lược và lập kế hoạch để thực hiện mục tiêu đó.

- Tổ chức: là một quá trình phân bổ và điều phối nhân lực và các nguồn lực khác để triển khai thành công các kế hoạch.

- Lãnh đạo là một quá trình gây ảnh hưởng lên người khác để thực hiện mục tiêu.

- Kiểm soát là một quá trình đo lường kết quả thực tế với mục tiêu đề ra, có sự điều chỉnh để nhằm đạt được mục tiêu.

Phân tích mối quan hệ giữa các chức năng:

- Hoạch định là tiền đề, nền tảng để định hướng cho các chức năng sau.

- Tổ chức tạo ra một khuôn khổ chính thức để điều phối và kết hợp các công việc nhằm hoàn thành được mục tiêu.

- Lãnh đạo động viên khuyến khích nhân viên như thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra.

- Kiểm soát cho biết lý do, nguyên nhân chưa đạt được mục đích để có sự điều chỉnh phù hợp.

- Chức năng quan trọng nhất là Hoạch định

Câu 5: Nhà quản trị là ai trong một doanh nghiệp truyền thống? Có mấy cấp quản trị? Nên trách nhiệm của các cấp đó? Ví dụ

Quản trị là quá trình điều phối các công việc để hoàn thành chúng một cách hiệu quả và hiệu suất, bằng và thông qua người khác.

Nhà quản trị là người làm việc cùng và thông qua người khác bằng cách điều phối công việc để hoàn thành mục tiêu của tổ chức.

Nhà quản trị là người đứng đầu một bộ phận, họ điều hành, giám sát hoạt động của các cấp dưới trong bộ phận do mình phụ trách.

Các cấp quản trị:

Trong một tổ chức truyền thống có 3 cấp quản trị: Quản trị cấp cao, Cấp trung và Cấp cơ sở.

- Quản trị cấp cao là những người nắm vị trí cao nhất, có tầm nhìn rộng và bao quát, thiết các mục tiêu dài hạn và chiến lược cho toàn bộ Tổ chức. Tham gia vào quá trình tuyển dụng các nhân sự chủ chốt, ví dụ: Tổng giám đốc, Chủ tịch hội đồng quản trị.

- Quản trị cấp trung là cầu nối giữa nhà cấp cao và cấp cơ sở. Thiết lập mục tiêu và kế hoạch trung hạn. Thiết lập chính sách và phân bổ nguồn lực cho bộ phận mình quản lý. Tham  mưu cho cấp cao hơn về các chiến lược. Ví dụ: trưởng phòng, chủ nhiệm nhà máy, giám đốc bộ phận …

- Quản trị cấp cơ sở là những người trực tiếp quản lý và giám sát công việc của nhân viên thừa hành. Giải quyết các công việc liên quan đến chuyên môn tác nghiệp hoặc các mục tiêu kế hoạch ngắn hạn. Duy trì mối quan hệ mật thiết với nhân viên cấp dưới để tạo động lực cho họ. Ví dụ: tổ trưởng, nhóm trưởng, quản lý bộ phận …

Câu 6: Hãy nêu vai trò của Nhà quản trị trong một tổ chức.

Nhà quản trị có 10 vai trò chia làm 3 nhóm chính:

Vai trò Quan hệ

- Đại diện:

Thay mặt cho các cá nhân trong toàn bộ tổ chức, hình ảnh biểu trưng cho doanh  nghiệp.

Mang tính biểu tượng, thực hiện công việc mang tính chất pháp lý hoặc xã hội thường ngày. Ví dụ: tiếp khách, kí văn bản …

- Lãnh đạo: chịu trách nhiệm khuyến khích, đông viên cấp dưới, đào tạo, định biên và các lĩnh vực khác liên quan. Ví dụ:

- Đầu mối liên lạc: kết nối, truyền tải các thông tin để liên kết giữa bên ngoài và bên trong tổ chức.

duy trì các mạng lưới liên lạc mà tổ chức tự phát triển, bao gồm các nguồn tin bên ngoài, những người hỗ trợ cho tổ chức và cung cấp thông tin. Ví dụ: thực hiện các công việc đối ngoại.

Vai trò Thông tin

- Theo dõi thông tin: thu thập, xử lý, theo dõi và sàng lọc những thông tin có ảnh hưởng đến tổ chức.

- Phổ biến thông tin: thông báo truyền tải thông tin cho nội bộ tổ chức.

- Phát ngôn: là người cung cấp thông tin từ tổ chức ra bên ngoài.

Vai trò Ra quyết định

- Khởi xướng: là người đi đầu hoặc lập ra các kế hoạch, dự án, chương trình, chiến lược mới.

- Xử lý trở ngại (giải quyết xáo trộn) giải quyết các vấn đề nằm ngoài kế hoạch dự định.

- Phân bổ nguồn lực: ra quyết định để phân chia nhân sự cũng như những nguồn lực khác để thực hiện mục tiêu.

- Thương lượng: phải luôn luôn đàm phán để mang lại các lợi ích cho tổ chức.

Câu 7: Hãy nêu các kỹ năng cần thiết đối với Nhà quản trị. Kỹ năng nào quan trọng nhất?

Nhà quản trị là ai?

Kỹ năng là những kiến thức, hiểu biết về lĩnh vực cụ thể, được tích lũy qua một quá trình rèn luyện nhất đinh.

Nhà quản trị cần có 3 kỹ năng chính: Kỹ năng khái quát hóa, Kỹ năng Nhân sự và Kỹ năng Chuyên môn.

Kỹ năng chuyên môn

- Bao gồm các kiến thức và hiểu biết về một lĩnh vực chuyên môn nhất định và có thể vận dụng những kiến thức chuyên môn đó trong công việc.

- Vai trò

- Huấn luyện, chỉ dẫn, và cố vấn cho cấp dưới và nhân viên.

- Nhận được sự tin tưởng và tín nhiệm.

- Có đủ hiểu biết để kiểm soát và điều chỉnh nhân viên cấp dưới.

Kỹ năng nhân sự

- Bao gồm các kiến thức và hiểu biết về giao tiếp, nghe nói đọc viết và thuyết trình. Ví dụ  như kĩ năng làm việc nhóm, kĩ năng thiết lập duy trì và phát triển các mối quan hệ, kĩ năng thấu hiểu tâm lý và nhu cầu của người khác, kĩ năng làm việc trong môi trường đa văn hóa.

- Gây ảnh hưởng và thuyết phục người khác đi theo mình để hoàn thành mục tiêu.

Kỹ năng khái quát hóa

- Phải thể hiện được tầm nhìn, dự báo, phân tích các thông tin và dữ liệu, nhận diện được cơ hội và thách thức, phải hiểu biết về ngành của doanh nghiệp.

- Tầm quan trọng: giúp nhà quản trị có được phương án chủ động, đối phó, nắm bắt cơ hội, né tránh rủi ro, từ đó mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh.

Kỹ năng nào là quan trọng nhất:

- Không có kĩ năng nào là quan trọng nhất mà đối với cấp quản trị nào kĩ năng nào mới là quan trọng.

- Đối với quản trị cấp cơ sở thì kĩ năng chuyên môn là quan trọng nhất vì nó giúp giải quyết các công việc mang tính chuyên môn, cụ thể.

- Đối với cấp trung thì kĩ năng nhân sự có vai trò quan trọng hơn, vì quản trị viên cấp trung có vai trò đầu mối liên lạc giữa cấp cao và cấp cơ sơ, đưa ra chính sách hoạt động và quản lý nguồn lực trong bộ phận của mình.

- Đối với cấp cao thì kĩ năng khái quát hóa là quan trọng nhất, vì nhà quản trị cấp cao có vai trò đưa ra định hướng, mục tiêu và chiến lược dài hạn cho doanh nghiệp nên cần có tầm nhìn khái quát bao trùm toàn bộ tổ chức.

Mời các bạn bấm nút TẢI VỀ hoặc XEM ONLINE để tham khảo đầy đủ Đề cương ôn thi môn Quản trị học – ĐH Ngoại Thương!