Hệ thống câu hỏi ôn thi kết thúc học phần môn Quản trị học có lời giải

Câu 1: Trình bày quá trình hoạch định chiến lược? Trình bày ngắn gọn các công cụ hoạch định chiến lược?

Quá trình hoạch định chiến lược:

Bước 1: Nhận thức tổng quát về thực trạng bối cảnh và môi trường

- Trước hết phải tập trung phân tích các áp lực có tác động mạnh mẽ nhất đối với tổ chức, đó là các áp lực cạnh tranh trong ngành và các áp lực cạnh tranh trên thị trường

- Đánh giá những điểm mạnh và những điểm yếu cho phép nhà quản trị nhận diện được tiềm lực và các khả năng chủ yếu của tổ chức trong việc khai thác các cơ hội và hạn chế các bất trắc, rủi ro.

Bước 2: Xác đinh sứ mệnh và các mục tiêu

- Phân tích, đánh giá các cơ hội và đe dọa của môi trường cũng như đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức thông qua việc trả lời chính xác các câu hỏi: Chúng ta là ai? Chúng ta muốn tổ chức của mình trở thành 1 tổ chức ntn trong tương lai? Triết lí hoạt động của tổ chức là gì? Các mục tiêu định hướng là gì?

- Xác định mục tiêu là đưa ra những quyết định về những gì mà tổ chức phải làm và muốn đạt đến. Nhà quản trị phải xác định được mức độ ưu tiên cho từng loại mục tiêu

Bước 3: Xây dựng tiền đề hoạch định

- Phương pháp cơ bản để xác định yếu tố tiền đề là dự tính, dụ báo, NQT phải biết lựa chọn những tiền đề trực tiếp liên quan đến hoạt động của DN để từ đó đi đến sự nhất trí trong việc xây dựng và triển khai kế hoạch

Bước 4: Xây dựng các phương án hành động

- NQT phải tìm ra được những giải pháp hành động khác nhau để hoàn thành mục tiêu đó 1 cách an toàn và hiệu quả, phải hạn chế số lượng các giải pháp và chỉ nên để lại những phuowg án hafmh động triển vọng nhất

Bước 5: Đánh giá và lựa chọn phương án hành động

- Trên cơ sở tính toán về chi phí và kết quả manh lại của mỗi phương án để xác định hiệu quả của nó, cân nhắc, so sánh tính khả thi, mức độ rủi ro cùng các ưu khyết điểm...để lựa chọn phương án có nhiều ưu thế và đưa vào tổ chức thực hiện

Bước 6: Xây dựng các kế hoạch phụ trợ

-  Một kế hoạch chính bao giờ cũng cần đến 1 hệ thống các kế hoạch phụ trợ. Thông qua việc xây dựng và tổ chức đưa vào thực hiện hệ thống các kế hoạch phụ trợ 1 cách đồng bộ, nhịp nhàng. Các kế hoạch phụ trợ thường là các kế hoạch thu dụng nhân công, huy động vốn, cung cấp máy móc, thiết bị, quarmg cáo...

Các công cụ hoạch định chiến lược:

- Các kỹ năng dự báo

+ Dự báo vừa là nghệ thuật và là khoa học tiên đoán các sự việc xảy ra trong tương lai. Nghệ thuật dự báo được thể hiện ở cả chiều rộng, cả chiều sâu của tư duy, kinh nghiệm về kinh doanh, cũng như khả năng vận dụng linh hoạt các phương pháp ước đoán theo từng tình thế cụ thể của sự việc xảy ra trong thời gian tới.

+ Các kỹ thuật dự báo cơ bản thường được sử dụng trong hoạch định là dự báo theo kịch bản; kỹ thuật Delphi; phương pháp mô hình phỏng.

- Quản trị theo mục tiêu

+ Quản trị theo mục tiêu (MBO - Mangement by Objectives) là một triết lý và phương pháp tiếp cận quản trị nhằm chỉ đạo quá trình hoạch định bằng cách giúp các nhà quản trị kết hợp giữa các kế hoạch chiến lược và chiến thuật. Đặc biệt, MBO cung cấp những phương tiện để biến các mục tiêu và chiến lược của tổ chức thành những kế hoạch và hoạt động chiến thuật. MBO thể hiện một triết lý tích cực về con người và phong cách quản trị.

- Phương pháp sơ đồ mạng lưới

- Hạt nhân của phương pháp sơ đồ mạng lưới được sử dụng rộng rãi trong hoạch định là sơ đồ PERT (Program Evalution and Review Technique). Nó là một kỹ thuật đặc biệt được trình bày bằng biểu đồ về sự phối hợp các hoạt động và sự cần thiết để đạt được mục tiêu chung của một dự án.

Câu 2: Quyết định quản trị là gì? Trình bày các chức năng của quyết định?

Quyết định quản trị là: Hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề cần thiết nào đó, trên cơ sở hiểu biết về hiện trạng và các thông tin có liên quan đến vấn đề cần giải quyết

Các chức năng của quyết định:

- Chức năng định hướng: Các quyết định quản trị phải xác định rõ phương hướng vận động của đối tượng. Muốn vậy, trong mỗi quyết định phải làm rõ mục tiêu và các nhiệm vụ cần phải thực hiện. Nhờ chức năng này của quản trị mà người thực hiện quyết định hiểu được nhiệm vụ của họ cần phải làm gì và cái gì cần phải đạt được sau khi hoàn thành các nhiệm vụ đó.

- Chức năng bảo đảm: Khi ra quyết định quản trị, NQT phải xác định và bảo đảm các yếu tố, các điều kiện và các nguồn lực cần thiết cho việc thực thi quyết định đó.

- Chức nằn hợp tác và phối hợp: Việc thực hiện 1 quyết định QT thường liên quan đến nhiều cá nhân, nhiều bộ phận khác nhau. Bởi vậy, quyết định QT cần phải thực hiện chức năng hợp tác và phối hợp. Quyết định QT phải xác định rõ vị trí, trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ cụ thể, phối hợp và ràng buộc về thời gian và không gian hoạt động của các cá nhân, các bộ phận khác nhau khi tham gia thực hiện quyết định nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

- Chức năng cưỡng chế và động viên: Mỗi quyết định QT được đưa ra, 1 mặt, có sức mạnh của 1 mệnh lệnh hành chính, mang tính bắt buộc mà cấp dưới phải thi hành. Mặt khác nó có khả năng kích thích, động viên đối tượng thực hiện tự giác thi hành. Ai thực hiện tốt sẽ được khen thưởng, ai vi phạm sẽ bị xử lí.

Câu 3: Tầm hạn của quản trị là gì? Những nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị

Tầm hạn của quản trị: là khái niệm dùng chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà 1 NQT cấp trên có thể điều hành trực tiếp có hiệu quả

Tầm hạn quản trị của 1 tổ chức rộng hay hẹp phụ thuộc vào các yếu tố:

- Năng lực, trình độ, kinh nghiệm, tay nghề và phẩm chất của cấp dưới

- Năng lực, trình độ, kinh nghiệm, phẩm chất...của nhà quản trị cấp trên

- Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dưới

- Tính kế hoạch của công việc

- Kỹ thuật và phương tiện thông đạt

 - Tính đồng nhất và mức độ phức tạp của nhiệm vụ mà cấp dưới thực hiện

- Các nhà quản trị thuộc các cấp hạng khác nhau trong cùng một tổ chức

Câu 4: Động viên là gì? Trình bày lý thuyết động viên hệ thống nhu cầu con người của Maslow?

Động viên là tạo ra ý muốn làm việc ở người khác, tức là tạo ra động cơ hoạt động của đối tượng

Thuyết động viên dựa trên hệ thống nhu caagu con người của Maslow: Theo hệ thống thang bậc của Maslow, con người có 5 loại nhu cầu được sắp xếp theo trình tự từ thấp đến cao gồm: nhu cầu tự nhiên, nhu cầu an toàn, nhu cầu xã hội, nhu cầu tự trọng, nhu cầu hoàn thiện bản thân.

Maslow nhóm gộp 5 bậc thang nhu cầu trên thành 2 cấp: cấp thấp gồm các nhu cầu tự nhiên và an toàn, cấp cao gồm các nhu cầu xã hội, tự trọng và tự hoàn thiện bản thân. Các nhu cầu thuộc nhóm thứ nhất được thỏa mãn chủ yếu từ bên ngoài và tương đối dễ dàng hơn so với nhóm thứ 2. Nhóm thứ 2 được thỏa mãn chủ yếu nhờ các yếu tố nội tại của con người.

Con người luôn có xu hướng đi tìm sự thỏa mãn các nhu cầu từ thấp đến cao. Bởi vậy, muốn động viên, nhà lãnh đạo trước hết phải quan tâm đến việc tạo điều kiện để mọi người thỏa mãn các nhu cầu cấp thấp. Khi các nhu cầu cấp thấp được thỏa mãn đến 1 mức độ nhất định, các nhu cầu cấp cao mới trở thành động cơ.

Câu 5: Phong cách lãnh đạo là gì? Trình bày lưới quản trị của Robert Blake and Jean Mouton?

Phong cách lãnh đạo là tổng thể các biện pháp, các thói quen, các cách cư xử đặc trưng của người cán bộ quản trị trong việc giải quyết công việc hàng ngày có tính đặc trưng, điển hình và tương đối ổn định

Lưới quản trị của Robert Blake và Jean Mouton:

- Khái niệm lưới quản trị của Robert Blake và Jean Mouton phát triển là 1 lý thuyết về các phong cách lãnh đạo dựa trên sự phối hợp giữa mức độ quan tâm đối với con người và mức độ quan tâm đối với sản xuất. Các tác giả này cho rằng, phong cách lãnh đạo có thể được đánh dấu trên một lưới kẻ ô 2 chiều.

- Sự quan tâm đối với sản xuất được thể hiện trên trục hoành. Bao gồm thái độ của NQT đối với 1 loạt vấn đề chất lượng của quyết định chính sách, các thủ tục và quá trình, tính sáng tạo trong nghiên cứu, chất lượng dịch vụ, tham mưu hiệu quả công tác và khối lượng sản phẩm.

- Sự quan tâm đối với con người được thẻ hiện trên trục tung. Bao gồm các yếu tố như: mức độ cam kết của cá nhân đối với việc đạt được mục tiêu sự duy trì lòng tự trọng cho cấp dưới, việc giao trách nhiệm dựa trên sự tin cậy hơn là trên sự phục tùng. Việc chuẩn bị các điều kiện làm việc tốt và duy trì sự thỏa mãn các mối quan hệ con người.

- Trong ô bàn cờ có 5 phong cách cụ thể được sử dụng để làm nỗi bật các phong cách lãnh đạo khác nhau. Đây chỉ là 5 trong số rất hiều phong cách lãnh đạo có thể có và đã được sử dụng

Phong cách 1.1 được gọi là phong cách lãnh đạo “suy giảm” hay “nghèo nàn”

Phong cách 9.9 được gọi là phong cách lãnh đạo theo kiểu “tổ đội” thể hiện mức độ quan tâm cao đối với con người lẫn sản xuất

Phong cách 1.9 được gọi là phong cách lãnh đạo theo kiểu “câu lạc bộ ở nông thôn”

Phong cách 9.1 đuowjc gọi là phong cách lãnh đạo “nhiệm vụ”

Phong cách 5.5 được gọi là phong cách lãnh đạo “ôn hòa”

Câu 6: Trình bày khái niệm và tác dụng của công tác kiểm tra? Nêu các nguyên tắc kiểm tra?

Kiểm tra là tiến trình theo dõi xem tổ chức hoạt động như thế nào trên đường đi đến mục tiêu, phát hiện kịp thời các sai lệch để áp dụng biện pháp cần thiết nhằm sớm đưa tổ chức trở lại hoạt động đúng mục tiêu đã định. Nói 1 cách khác, kiểm tra là tổng thể các hoạt động được thực hiện bởi NQT nhằm đảm bảo chắc chắn rằng, các kết quả thực tế sẽ đúng như những gì trong kế hoạch.

Tác dụng của công tác kiểm tra:

-  Hoàn thiện và nâng cao chất lượng các quyết định quản trị

- Phát hiện các sai lệch có thể xảy ra giữa hoạch định và thực tiễn, từ đó có thể điều chỉnh kịp thời

- Đảm bảo các hoạt động của tổ chức luôn đi đúng hướng mục tiêu đã định

- Phát hiện chính xác và kịp thời các khâu xung yếu trong chuỗi các hoạt động của tổ chức nhằm tập trung các nguồn lực 1 cách hữu hiệu vào việc khắc phục các khâu thiết yếu đó

- Xác định và dự đoán các chiều hướng chính trong sự thay đổi của các yếu tố môi trường để có biện pháp điều chỉnh kịp thời các chiến lược, các chính sách và các hành vi khác của tổ chức cho phù hợp với chiều hướng thay đổi đó

- Ngăn ngừa, phát hiện và loại bỏ kịp thời những việc làm vô ích, lãng phí, tốn kém hoặc những sai phạm của các thành viên trong quá trình hoạt động của tổ chức

- Phát hiện kịp thời các kinh nghiệm quý, các sáng kkieesn hay của các cá nhân, các bộ phận trong đơn vị để phổ biến nhân rộng trong phạm vi toàn tổ chức nhằm gia tăng hiệu quả hoạt động của toàn đơn vị

- Tạo tiền đề và cơ sở vững chắc cho việc hoàn thiện và đổi mới mọi mặt hoạt động của tổ chức

- Là công cụ hữu hiệu để kiểm soát hoạt động của nhà quản trị

- Duy trì và gia tăng ý thức tổ chức kỷ luật và tinh thần tự giác của cá nhân, các bộ phận

- Đánh giá 1 cách chính xác và khách quan kết quả hoạt động của các cá nhân, các bộ phận.

Các nguyên tắc kiểm tra:

- Hệ thống kiểm tra cần được thiết kế phù hợp với đặc điểm của loại kế hoạch và đối tượng cần kiểm tra.

- Cần quan tâm đến chất lượng của cả quá trifnnh hoạt động chứ không riêng gì kết quả cuối cùng của hoạt động.

- Cần phù hợp với tổ chức và con người trong hệ thống.

- Hệ thống kiểm tra phải đơn giản.

- Cần phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lí.

- Cần phải hiệu quả.

- Kiểm tra có trọng điểm, phải tập trung trước hết vào những chỗ có sự khác biệt lớn và các điểm trọng yếu

- Địa điểm kiểm tra phải phù hợp.

- Phải đi đến hành động điều chỉnh trong trường hợp có sai lệch.

Câu 7: Cơ cấu tổ chức là gì? Trình bày mô hình cơ cấu tổ chức kiểu hỗn hợp trực tuyến – chức năng?

 Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra 1 sự hợp tác nhịp nhàng để ứng mục tiêu của tổ chức

Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu hỗn hợp trực tuyến – chức năng:

Đặc trưng: Đây là kiểu cơ cấu được xây dựng trên cơ sở kết hợp 2 loại cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Đặc điểm cơ bản của kiểu cơ cấu này là các đơn vị chức năng chỉ làm nhiệm vụ tham mưu cho các nhà quản trị cấp cao về chuyên môn thuộc lĩnh vực chức năng được phân công mà không có quyền chỉ đạo trực tiếp đối với các đơn vị trực tuyến. Việc đưa ra quyết định thuộc thẩm quyền của các lãnh đạo trực tuyến.

Ưu điểm: vẫn cho phép phát huy tốt kiến thức của các chuyên gia quản trị nhờ thực hiện chuyên môn hóa theo từng chức năng, lợi dụng các ưu điểm của 2 loại mô hình là trực tuyến và chức năng, hạn chế được các nhược điểm của chúng, tăng cường được sự phối hợp hoạt động trong quá trình thực hiện mục tiêu chung của tổ chức và phát huy được tính độc lập, tự chủ của các đơn vị cấp dưới, cho phép giải quyết tốt các vấn đề phức tạp trong quá trình hoạt động

Nhược điểm lớn hất của mô hình này là chậm đáp ứng các tình huống đặc biệt và có thể làm gia tăng chi phí gián tiếp, vẫn có thể xẩy ra mâu thuẫn giữa các đơn vị trực tuyến với các đơn vị chức năng, mô hình có thể trở nên phức tạp, khi có quá nhiều bộ phận tham mưu thường phải họp để bàn bạc thảo luận gây lãng phí thời giam và tiền bạc.

Câu 8: Kỹ năng của nhà quản trị thay đổi như thế nào theo cấp bậc quản trị?

Kỹ năng hân sự đều có ý nghĩa quan trọng đối với tất cả các cấp quản trị, bởi lẽ họ đều phải thực hiện các công việc của mình thông qua và cùng với người khác trong và ngoài tổ chức, với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng, với các cổ đông, với quần chúng xã hội...

Các kỹ năng kỹ thuật cần thiết cho mọi cấp quản trị, song chúng có ý nghĩa nhất đối với hiệu quả công tác của các nhà quản trị cấp cơ sở và cấp trung gian, bởi lẽ các quyết định ở cấp này phụ thuộc vào trình độ chuyên môn của các nhà quản trị. Họ phải là những người am hiểu sâu sắc và trình bày thuyết phục về những chi tiết kỹ thuật của các cá nhân và đơn vị mà họ phụ trách. Năng lực của các nhà quản trị thuộc 2 cấp này trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ có ý nghĩa quan trọng sống còn đối với hiệu quả công tác của họ với cương vị là nhà quản trị.

Ngược lại, tầm quan trọng của các kỹ năng tư duy sẽ tăng lên theo cấp quản trị. Một nhà quản trị ở cấp càng cao thì họ càng liên quan nhiều hơn đến những quyết định dài hạn hơn, có ảnh hưởng đến nhiều bộ phận hay toàn bộ tổ chức. Bởi vậy, kỹ năng tư duy có ý nghĩa quan trọng nhất đối với các nhà quản trị cấp cao.

Mời các bạn bấm nút TẢI VỀ hoặc XEM ONLINE để tham khảo đầy đủ Hệ thống câu hỏi ôn thi kết thúc học phần môn Quản trị học có lời giải!