Bảng mô tả công việc bộ phận sản xuất

Chuyên viên kế hoạch và sản xuất là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch và theo dõi quá trình sản xuất nhằm đảm bảo chúng được thực hiện theo đúng kế hoạch.

Nhận đơn hàng, lên kế hoạch sản xuất theo tháng và tuần dựa trên tính toán năng lực sản xuất của nhà máy.

Lên kế hoạch sản xuất.

Theo dõi đơn hàng, theo dõi tiến độ sản xuất để kịp tiến độ xuất hàng.

Theo dõi, tìm giải pháp khắc phục các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất để kịp tiến độ xuất hàng.

Tính toán nguyên vật liệu cho sản xuất.

Kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh trên hệ thống.

Tỷ lệ công suất sử dụng (Capacity Utilisation Rate - CUR)

Thời gian hoàn thiện chu trình đơn hàng (Order Fulfilment Cycle Time)

Tỷ lệ giao hàng đủ và đúng thời hạn (Delivery In Full, On Time Rate – DIFOT)

Tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho (Inventory Shrinkage Rate - ISR)

Tỷ lệ hàng đạt chất lượng ngay từ đầu (First Pass Yield - FPY)

Mức độ gia công lại (Rework Level)

Chỉ số chất lượng (Quality Index)

Chỉ số hiệu quả thiết bị tổng thể (Overall Equipment Effectiveness - OEE)

Mức độ chết máy hoặc Mức độ dây chuyền ngừng hoạt động (Process or Machine Downtime Level)

Tốt nghiệp Đại học chính quy trở lên hoặc tương đương các chuyên ngành: Kinh tế, Kỹ thuật, Quản trị

Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc liên quan đến quản lý Kế hoạch sản xuất.

Sử dụng thành thạo máy tính và các phần mềm văn phòng ( Word, Excel, PowerPoint…)

Khả năng đọc dịch tài liệu tiếng Anh, khả năng giao tiếp tiếng Anh

Trung thực, chăm chỉ, chịu được áp lực cao trong công việc

Có khả năng làm việc độc lập hoặc làm việc nhóm với tinh thần trách nhiệm cao

Thủ kho là người đảm trách vai trò quản lý hàng trong kho trên tất cả các công đoạn từ lúc chuyển hàng vào kho, xuất hàng ra khỏi kho, thống kê số liệu hàng tồn kho.

Kiểm tra các chứng từ và thực hiện việc nhập, xuất hàng

Nhận các chứng từ giao hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.

Lưu trữ phiếu nhập, phiếu xuất kho

Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.

Định kỳ theo kế hoạch lập các phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn hàng nhập khẩu.

Theo dõi quá trình nhập hàng, đôn đốc việc mua hàng.

Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng.

Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.

Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ…

Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho.

Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các kệ hàng.

Báo cáo kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến công việc cho Trưởng bộ phận hoặc Ban Giám đốc (khi có yêu cầu).

Thời gian vận chuyển từ cảng về kho và ngược lại

Tỷ lệ giao hàng đúng hạn

Tỷ lệ giao hàng đúng chất lượng, số lượng

Chính xác invoice

Thời gian trung bình để mua từng loại hàng

Tỷ lệ hư hỏng hàng hoá trong kho

Chỉ số hiệu quả hoạt động bảo trì

Số báo cáo định kỳ

Tốt nghiệp từ Trung cấp trở lên, chuyên ngành Kinh tế, Thương mại hoặc Kế toán

Am hiểu nghiệp vụ quản lý kho vật tư, hàng hoá

Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel), phần mềm quản lý

Năng động, sáng tạo, giao tiếp tốt

Trung thực, có trách nhiệm với công việc

Nhân viên giám sát chất lượng là người chỉ huy và chịu trách nhiệm trực tiếp thiết lập và giám sát các quy trình về hệ thống quản lý chất lượng cho các bên liên quan, để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Thiết lập và xây dựng sổ tay và các quy trình về các hệ thống quản lý chất lượng

Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng hàng năm.

Cập nhật, cải tiến quy trình quản lý chất lượng.

Phối hợp với bên sản xuất khi có khách hàng đánh giá công ty.

Lưu hồ sơ và các chứng nhận năng lực theo quy trình và quy định (ví dụ: các báo cáo hồ sơ hoàn thành dự án).

Đánh giá nhà cung cấp, thầu phụ thực hiện các công việc tại của công ty (nếu có).

Thực hiện việc huấn luyện cho các bộ phận liên quan về việc áp dụng hệ thống, tiêu chuẩn và quy trình cũng như những thay đổi của hệ thống và quy trình cho phù hợp với yêu cầu thực tế.

Thực hiện kiểm duyệt lần cuối (Final inspection) đối với những sản phẩm bàn giao cho khách hàng để đảm bảo chất lượng đúng như cam kết.

Tỷ lệ hàng đạt chất lượng ngay từ đầu (First Pass Yield - FPY)

Chỉ số hiệu quả thiết bị tổng thể (Overall Equipment Effectiveness - OEE)

Mức độ chết máy hoặc Mức độ dây chuyền ngừng hoạt động (Process or Machine Downtime Level)

Mức độ gia công lại (Rework Level)

Chỉ số chất lượng (Quality Index)

Tỷ lệ hàng đạt tiêu chuẩn khi xuất xưởng

Tỷ lệ hàng hư, tỉ lệ phải làm lại

Tốt nghiệp Đại học ngành quản trị chất lượng hoặc các ngành khác liên quan

Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm tại vị trí công việc tương đương

Am hiểu về các tiêu chuẩn chất lượng và quy trình quản lý, giám sát

Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel), phần mềm quản lý

Trung thực, có trách nhiệm với công việc

Biết tiếng Anh là một lợi thế

Khả năng tổ chức, tư duy logic và có hệ thống

Kỹ năng phân tích, làm việc dựa trên số liệu tốt

Nhân viên quản lý chất lượng là người trực tiếp thực hiện việc kiểm tra chất lượng các công đoạn trong quá trình sản xuất để loại bỏ những khiếm khuyết về vật tư ở đầu vào cũng như những sản phẩm kém chất lượng ở đầu ra của dây chuyền sản xuất.

Lập kế hoạch kiểm tra.

Trực tiếp quản lý các tài liệu liên quan tới mua, bán hàng, nghiệm thu và quản lý chung

Hướng dẫn áp dụng, đôn đốc các đơn vị thực hiện tài liệu chất lượng (quy trình, quy định, biểu mẫu…) mới ban hành.

Thường xuyên kiểm tra giám sát các công đoạn của quá trình sản xuất

Lưu hồ sơ các hạng mục kiểm tra.

Lập các báo cáo về sự không phù hợp xảy ra trong quá trình kiểm tra.

Lập các báo khắc phục và phòng ngừa trong quá trình sản xuất, kiểm tra.

Kênh thông tin với giám sát khách hàng về tình hình chất lượng sản phẩm.

Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công.

Tỷ lệ hàng đạt chất lượng ngay từ đầu (First Pass Yield - FPY)

Mức độ gia công lại (Rework Level)

Chỉ số chất lượng (Quality Index)

Tỷ lệ hàng đạt tiêu chuẩn khi xuất xưởng

Tỷ lệ hàng hư, tỉ lệ phải làm lại

Tốt nghiệp Đại học ngành quản trị chất lượng hoặc các ngành khác liên quan

Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm tại vị trí công việc tương đương

Am hiểu về các tiêu chuẩn chất lượng và quy trình quản lý, giám sát

Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel), phần mềm quản lý

Năng động, sáng tạo, giao tiếp tốt

Trung thực, có trách nhiệm với công việc

Biết tiếng Anh là một lợi thế

Nhân viên mua hàng (Purchasing Officer) là người đảm bảo các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc duy trì và phát triển sản xuất của công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận.

Lập kế hoạch và lên ưu tiên cho các hoạt động thu mua.

Đánh giá kế hoạch đặt hàng, đưa ra yêu cầu mua hàng, quản lý quá trình lựa chọn.

Truyền thông tin và hỗ trợ các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp.

Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan.

Theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí.

Đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng cho đến khi kết thúc.

Đảm bảo đơn đặt hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng; báo cáo kết quả lên quản lý.

Quản lý đội ngũ nhân viên tài chính và logistics trong việc giải quyết và tiếp nhận hóa đơn sai lệch.

Xác định các cơ hội và thực hiện công việc để mang lại hiệu quả.

Góp phần củng cố, giảm chi phí từ các nhà cung cấp địa phương.

Chi phí mua hàng cho mỗi đơn vị sản phẩm

Thời gian từ khi order đến khi nhập hàng

Chi phí giao nhận

Chính xác invoice

Thời gian trung bình để mua từng loại hàng

Tỷ lệ nhận hàng đúng chất lượng, số lượng

Chênh lệch chi phí thực tế so với chi phí dự trù

Yêu cầu công việc

Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Kinh tế, thương mại, ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành tương đương

Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Mua hàng, xuất nhập khẩu

Tiếng Anh tốt 4 kỹ năng

Thành thạo vi tính văn phòng, các phần mềm quản lý

Có kiến thức sâu rộng về hàng hóa và giá cả thị trường

Có khả năng làm việc độc lập, chủ động, chịu áp lực

Có khả năng giao tiếp tốt, đàm phán tốt

Trung thực

Nhân viên xuất nhập khẩu là những người trực tiếp tham gia hoàn tất hồ sơ và các thủ tục hải quan để nhập khẩu hàng hoá và xuất bán thành phẩm ra nước ngoài với số lượng và giá cả khác nhau.

Thực hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp.

Hoàn tất các thủ tục và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa.

Kết hợp cùng với kế toán, thực hiện các hoạt động mở L/C, làm các bảo lãnh ngân hàng.

Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ sơ thông quan hàng hóa.

Quản lý, theo dõi các đơn hàng, hợp đồng.

Phối hợp với các bộ phận có liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cũng như nhận hàng.

Thực hiện việc tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường xuất khẩu theo chiến lược công ty đã đề ra.

Thường xuyên liên lạc, chăm sóc và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp, thu thập và đánh giá thông tin phản hồi từ khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh.

Tham mưu cho trưởng phòng kinh doanh chiến lược kinh doanh xuất nhập khẩu đồng thời lập báo cáo nội bộ và báo cáo với các cơ quan nhà nước có liên quan.

Thời gian vận chuyển từ cảng về kho và ngược lại

Các loại phí vận chuyển

Tỷ lệ giao/nhận hàng đúng hạn

Tỷ lệ giao/nhận hàng đúng chất lượng, số lượng

Giá trị thiệt hại do giao/nhận hàng

Số lượng khách hàng mới

Tỷ lệ duy trì khách hàng cũ

Tỷ lệ sai sót trong hoá đơn, chứng từ,...

Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành có liên quan như Xuất nhập khẩu, Thương mại Quốc tế, Ngân hàng, Quan hệ quốc tế, Hải quan,...

Có nghiệp vụ xuất nhập khẩu, nắm vững các quy trình xuất - nhập khẩu, các thủ tục xuất nhập khẩu, chứng từ

Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

Thông thạo tiếng Anh

Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và phần mềm quản lý

Có khả năng lập kế hoạch và kỹ năng trình bày

Hiểu biết mọi thứ có liên quan đến công việc như các phương thức thanh toán quốc tế, các phương thức vận tải quốc tế, điều kiện thương mại quốc tế, các văn bản pháp lý,...

Cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc

Trung thực

Trên đây là bảng mô tả công việc dành cho các vị trí/chức danh trong bộ phận sản xuất mà eLib muốn chia sẻ đến bạn, hi vọng đây sẽ là tư liệu hữu ích giúp bạn nắm bắt công việc một cách nhanh chóng, ngoài ra, đây còn là cơ sở để các nhà quản lý xây dựng bảng mô tả công việc chất lượng dành cho doanh nghiệp mình. Mời các bạn cùng tham khảo.