Hướng dẫn cách tạo chú thích cho ô và thay đổi màu cho ô theo giá trị trong Excel

Để tạo chú thích cho ô trong Excel bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Bạn nhìn lên trên cùng, chọn Tab REVIEW, sau đó chọn NEW COMMENT. Hoặc bạn chỉ cần chuột phải vào ô cần thêm chú thích và chọn “Insert comment”.

Lúc nãy Excel sẽ xuất hiện một hộp thoại cho phép bạn thêm chú thích. Mặc định sẽ có sẵn tên của người chú thích.

Bước 2: Bạn nhập chú thích của mình vào, chú thích sẽ được lưu lại. Ví dụ mình viết như sau:

Khi bạn đã thêm chú thích cho ô, tại góc bên phải phía trên của ô sẽ được đánh dấu hình tam giác biểu thị là có chú thích tại ô này. Bạn để chuột một lúc tại ô có chú thích, chú thích sẽ được hiển thị.

Nếu bạn muốn chú thích luôn luôn được hiển thị thì bạn chuột phải vào ô có chú thích. Sau đó chọn “Show comment”. Lúc này chú thích sẽ luôn được hiển thị mà bạn không cần di chuyển chuột vào ô nữa.

Để ẩn đi bạn chỉ cần chuột phải lại vào ô và chọn “Hide comment”.

Bạn cũng có thể thay đổi kích thước của vùng hiển thị chú thích bằng cách di chuột đến các dấu tròn sau đó click chuột và giữ chuột để thay đổi kích thước. 

Để chỉnh sửa chú thích bạn chuột phải vào ô có chú thích. Chọn “Edit Comment”.

Hộp thoại sửa chú thích hiện ra, bạn có thể chỉnh sửa chú thích.

Để xóa chú thích đi bạn chỉ cần chuột phải vào ô có chú thích, sau đó chọn “Delete comment”

Chú thích sẽ bị xóa luôn. Nếu bạn muốn lấy lại thì đừng quên tổ hợp phím Ctrl + Z (Undo) nhé.

Ở đây, mình hướng dẫn cách thay đổi màu cho ô theo giá trị áp dụng cho Excel 2013. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng Excel 2007, 2010, 2016 thì cách làm cũng tương tự.

Bước 1: Bạn vào Excel, nhìn lên phía trên, chọn tab “Home” sau đó chọn “Conditional Formating” và chọn tiếp “Manage Rules...”

Bước 2: Cửa sổ quản lý rule hiện ra. Bạn bấm vào nút “New rule” để tạo thêm rule mới.

Phần “Select a Rule Type” có các tùy chọn sau:

• Format all cells based on their values : Định dạng tất cả các ô.
• Format only cells that contain: Định dạng ô theo giá trị của nó.
• Format only top or bottom ranked values: Định dạng ô đầu và cuối theo thứ hạng.
• Format only values that are above or below average: Định dạng ô có giá trị trên hoặc dưới trung bình.
• Format only unique or duplicate values: Định dạng ô có giá trị duy nhất hoặc bị trùng.
• Use a formula to determine which cells to format: Sử dụng một công thức để chỉ ra ô được định dạng.

Ví dụ: Ở đây, bạn muốn tô màu một ô theo giá trị của nó. Bạn sẽ chọn “ Format only cells that contain”. Trong khung “Edit the Rule Description” :

Tại “Format only cells with” ô đầu tiên bạn chọn “Cell value” tức là căn cứ theo giá trị của ô.

Ô tiếp theo bạn chọn “equal to” tức là giá trị trong ô phải bằng với giá trị mà bạn mong muốn chính là nhập ở ô thứ 3. ( Mình gọi ô này là giá trị A)

Ở đây mình sẽ chọn như hình bên dưới:

Vậy giá trị A của mình sẽ là “ Huong Yuki “.

Bước 3: Sau khi đã lựa chọn điều kiện xong, bạn chọn “Format”. Khi click vào Format, màn hình sẽ hiển thị như sau:

Ở đây bạn chọn màu cho ô và click vào nút OK.  

Mình chọn màu xanh như trên, click vào OK. Như vậy bạn đã thêm xong rule. 

Bước 4: Bạn chọn giá trị cho “Applies to” để xác định rule này sẽ áp dụng cho ô, cột, hay hàng nào. Chẳng hạn mình chọn như hình dưới đây và click Ok. 

Bước 5: Bạn nhập giá trị A ( ở đây giá trị A của mình là Huong Yuki) vào ô A1 và cùng xem kết quả nhé:

Lưu ý: Chỉ khi bạn nhập đúng giá trị mong muốn được nhập trước đó vào đúng ô “Applies to” thì màu nền mới được thay đổi. 

Ở bài viết này, eLib đã chia sẻ với các bạn thủ thuật thay đổi màu cho ô, và tạo chú thích theo giá trị trong Excel . Khi có quá nhiều dữ liệu cần quản lí, việc thay đổi màu này vô cùng hữu ích. Hy vọng bài viết này có thể giúp ích cho bạn. Chúc bạn thành công!